🎭 Guide d'utilisation
Guide pour les membres de l'association
Comment fonctionne le Planning
Le Planning Linières organise la vie d'une production artistique — de la première répétition au dernier spectacle.
Les 3 niveaux
Production → Activités → Participants
Tout part d'une production (ex : « Les Contes d'Hoffmann »). Une production a des dates, une saison, et regroupe toutes les activités qui la composent.
Chaque activité est un créneau : une répétition le mardi, un filage le samedi, un spectacle le dimanche. Elle a un lieu, un horaire, un type et un statut.
Les participants sont les personnes rattachées à chaque activité.
Le système de conventions — le cœur du planning
Qu'est-ce qu'une convention ?
Une convention, c'est l'engagement d'une personne sur une production pour une période donnée. Par exemple : « Marie est présente du 10 au 25 avril pour Hoffmann ».
C'est le mécanisme central qui lie une personne à toutes ses activités — pas de convention, pas d'activité.
Pourquoi ne PAS cocher manuellement les participants ?
Avec des dizaines d'activités par production et des dizaines de personnes, cocher chaque case serait insoutenable. Et dès qu'une activité est ajoutée ou déplacée, il faudrait tout refaire.
La convention résout ce problème : tu déclares la période où la personne est présente, et le système fait le rattachement tout seul — pour toutes les activités existantes, et pour toutes celles qu'on rajoutera plus tard.
Comment faire apparaître quelqu'un dans les activités — tutoriel complet
Exemple concret : Tu veux ajouter Cedric Valla (lumière) sur la production Les Contes d'Hoffmann.
- Créer la production (si elle n'existe pas déjà) :
- Onglet Productions → + Nouvelle production
- Nom : « Les Contes d'Hoffmann », saison, dates début/fin (ex : 01/07/2026 → 31/07/2026)
- Optionnel : auteur (« Jacques Offenbach ») — utile pour générer les contrats
- Enregistrer
- Créer les activités de cette production :
- Le système génère automatiquement des « squelettes » d'activités pour chaque jour de la production (08h-18h par défaut)
- Tu peux les modifier, ajouter, supprimer depuis l'onglet Activités
- Pour chaque activité : choisir le type (Répétition, Montage, Spectacle 1…), le lieu, les horaires
- Tant que le statut est « Planifié », les utilisateurs simples ne voient pas l'activité
- Ouvrir la fiche de la personne (Cedric Valla) :
- Onglet Personnes → taper « Cedric » ou « Valla » dans la barre de recherche → clic sur la ligne
- Si la personne n'existe pas : + Nouvelle personne
- Ajouter la convention :
- Dans la fiche, onglet Conventions
- Clic + Nouvelle convention
- Choisir la production « Les Contes d'Hoffmann » → les dates se remplissent automatiquement avec les dates de la production
- Si la personne n'est là que pour une sous-période, ajuste les dates (ex : du 13 au 25 juillet seulement)
- Groupe(s) sur cette production : déplie Artistique, Technique, Administration ou Logistique → coche le ou les groupes concernés (Chœur, Orchestre, Solistes, Lumière…). Si tu coches Chœur, Solistes ou Figuration, un select Tessiture / Pupitre apparaît (Soprano, Alto, Ténor, Basse…). Si tu coches Orchestre, un select Instrument apparaît (Violon, Piano, Basson…). Ces champs sont pré-remplis automatiquement avec les infos globales de la personne (onglet Fonctions) — modifiables si elle a un rôle différent sur cette production (ex : Mélanie est Pianiste globalement mais Chef de chant sur Hoffmann).
- Notes : optionnel (rôle, logé, conditions particulières…)
- Enregistrer
- C'est tout — la personne est maintenant automatiquement inscrite à toutes les activités de la production dont la date tombe dans la période de sa convention.
- Vérifier : va sur une activité du 15 juillet → Cedric apparaît dans la liste des participants. Au 30 juillet ? Cedric y est aussi.
Ce qui se passe automatiquement
- Nouvelle activité ajoutée plus tard sur la production ? Cedric y est ajouté tout de suite s'il est dans sa période.
- Dates de production étendues ? Les squelettes d'activités sont créés pour les nouveaux jours (mais les conventions existantes ne sont PAS étendues — à ajuster manuellement si besoin).
- Convention raccourcie ? La personne est retirée des activités hors de la nouvelle période.
- Convention supprimée ? La personne est retirée de toutes les activités de cette production.
Cas spécial : l'auto-import depuis HelloAsso
Si tu associes un formulaire HelloAsso à une production (depuis la page HelloAsso → Synchroniser, en renseignant le nom court du formulaire), la sync HelloAsso créera automatiquement une convention pour chaque adhérent du formulaire. Tu n'as plus rien à faire manuellement — les bénévoles qui paient leur participation à l'opéra 2026 sont automatiquement inscrits sur toutes les activités de la production.
Les statuts d'une activité
| Statut | Signification |
|---|---|
| Planifié | L'activité est en préparation. Le lieu ou l'horaire peut encore changer. Vous ne la voyez pas encore. |
| Publié | L'activité est confirmée et visible par tous. |
| Annulé | L'activité ne se tiendra pas. Elle apparaît barrée. |
Vous ne voyez que les activités publiées
Les responsables préparent le planning en amont. Vous le voyez une fois qu'il est validé.
Membre — Guide utilisateur
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Vos onglets
Activités
La page d'accueil. La liste de toutes les activités : répétitions, spectacles, lectures… Chaque ligne montre la date, l'horaire, la production, le lieu, le type et le statut.
Cliquez sur une ligne pour voir les détails et la liste des participants.
Productions
La liste des productions en cours ou passées avec leurs dates et saisons.
Planning
Vue filtrée du planning. Sélectionnez une personne, une production ou des dates. Quand vous choisissez une production, les dates se remplissent automatiquement.
Les activités annulées
Si une activité est annulée, elle apparaît barrée et grisée. Pas besoin de vous déplacer.
Mot de passe oublié
Sur la page de connexion, cliquez « Mot de passe oublié ? ». Un email avec un lien de réinitialisation vous sera envoyé (valable 1 heure). Si vous n'avez pas accès à votre email, contactez un administrateur.
Questions fréquentes
Je ne vois aucune activité, c'est normal ?
Oui, si aucune activité n'a encore le statut « Publié ». Contactez votre chef de service pour savoir quand le planning sera visible.
Je ne vois que 3 onglets, où sont les autres ?
Les onglets Personnes, Lieux, Paramètres, Dashboard et Recherche sont réservés aux chefs de service et aux administrateurs.
Une activité est barrée, qu'est-ce que ça veut dire ?
Elle a été annulée. Elle reste visible pour l'historique mais ne se tiendra pas.
J'ai oublié mon mot de passe
Page de connexion → « Mot de passe oublié ? » → un lien de réinitialisation par email (valable 1 heure). Sinon, contactez un administrateur.
Comment savoir qui participe à une activité ?
Cliquez sur l'activité dans la liste. Les participants sont groupés par fonction (Chœur, Orchestre, Soliste…).
Est-ce que je peux imprimer mon planning ?
utilisez l'impression de votre navigateur (Ctrl+P / Cmd+P) depuis l'onglet Planning.